深入浅出学WORD（二）
充分利用WORD的自动化功能
董占山
WORD提供了多种文档自动化功能，如自动图文集、自动更正、表格自动套用格式、自动套用格式、自动编写摘
要等。本讲主讲自动图文集、自动更正、自动套用样式、自动创建文档目录等功能的使用方法。
自动图文集
自动图文集就是放在手边的一个针线盒、一个工具箱、一个宝盒，当你需要一段文字、一张图片时，可从中拣
来插入到文档中，也就是说自动图文集保存了一些可重复使用的文字、图形，作为创建文档的零件。
1 这么好的宝贝，如何使用呢？
WORD为使用自动图文集配了一把金钥匙---自动图文集工具栏。单击"视图"*"工具栏"*"自动图文集"命令，打
开自动图文集工具栏，如图1所示。利用这把金钥匙可以轻松地使用WORD的自动图文集功能。
图1 自动图文集工具栏
2 宝盒还空着呢，放点宝物进去---创建自动图文集词条
在使用自动图文集词条之前，首先需要创建它们，方法是：选定要存储为自动图文集词条的文本或图形（如果
要随词条一起保存段落格式，请同时选定段落标记），在自动图文集工具栏上单击"新建"按钮，弹出图2所示的
对话窗口，在编辑框中输入自动图文集词条的名称，单击"确定"按钮创建新词条。
图2 自动图文集对话窗口
3 有什么宝物，拿出来看看---插入自动图文集词条
使用自动图文集工具栏可以方便地将自动图文集词条插入文档。方法是：把插入点移到要插入自动图文集词条
的位置，单击"自动图文集"工具栏上中间的按钮，其上的文字会随着插入点的不同而变化，在正文状态下一般
为"所有词条"，弹出如图3所示的菜单，用鼠标在菜单中游历，选中需要的词条，单击鼠标即可。图3所示的菜
单中显示的是WORD自带的自动图文集词条。随着自动图文集词条的增加，这个菜单的内容也会变得越来越丰富
。
图3 插入自动图文集菜单
4 时间就是金钱，要好好把握喔
若你记得自动图文集词条名称，可以直接键入之，按即可替换为词条内容。键入词条时，还可以设定让
WORD显示键入提示，方法是：单击"工具"*"自动更正"*"自动图文集"命令，弹出图4所示的对话窗口，选中"显
示有关自动图文集和日期的'记忆式键入'提示"选项。
图4 自动图文集管理窗口
以后，当键入自动图文集词条名称的前四个字母后，就会弹出一个提示框，显示词条的完整名称，这时，按"回
车"或就可以插入这个词条的内容，继续键入字母将忽略系统的提示。这样可以节省不少时间。
自动更正
人非圣贤，孰能无过。在使用WORD编撰文档时，无论是输入中文还是英文，都会把常用词组或成语中的某个字
打错，特别是白字，这种错误难以查出。有没有高招来防止出现这类错误？
当然有了，WORD提供了功能十分强大的自动更正功能。在键入的同时，自动改正常见的键入错误，不仅适用于
更正英文单词的键入错误，同样可以用来更正中文词组的键入错误。另外，使用这种功能还可以快捷地插入常
用的符号、甚至可以插入一段格式化了的文字或图形。所以说自动更正是一个帮助您工作的幕后英雄。
1 用知识武装这位幕后英雄---创建自动更正词条
自动更正的词条有两种：纯文本词条和带格式文本词条。创建两种自动更正词条的方法如下。
方法之一：单击"工具"*"自动更正"命令，弹出如图5所示的自动更正对话窗口，在"替换"框中键入自动更正词
条名（如asap），在"替换为"框中键入自动进行替换的文本（如as soon as possible），单击"添加"按钮，
创建一新的自动更正词条。此方法只适用于创建纯文本词条。
方法之二：在文档中选定一段格式化的文本、图形，单击"工具"*"自动更正"*"自动更正"命令，在"替换"框中
输入词条名称，若要创建纯文本词条，单选"纯文本"选项，然后单击"添加"按钮即可。这种方法适合于创建上
述两种词条。
图5显示了系统自带的自动更正词条，其中不仅包含了许多英文词条，也有大量的中文词条。有效地使用自动更
正功能，可以防止大量的键入错误。
图5 自动更正对话窗口
2 唤醒你的幕后助手---使用自动更正功能
Word 97的自动更正功能是可选的，随时可以打开或关闭。方法是：单击"工具"*"自动更正"*"自动更正"命令
，选中"键入时自动更正"复选框，使自动更正功能生效；取消"键入时自动更正"复选框，使自动更正功能失效
。
只要自动更正功能有效，在使用Word工作期间，当键入一个自动更正词条的名称时，Word自动把它转换为对应
的词条内容，十分方便。
自动拼写检查
用WORD编辑英文时，经常会出现拼写错误，甚至语法错误，用前面所讲的自动更正功能可以将一些常见的拼写
错误纠正过来，可是对自动更正纠正不了的拼写错误又该怎么办呢？WORD提供了自动拼写检查功能来完成这项
艰巨的任务。
1 唤醒拼写检查助手
单击"工具"*"选项"*"拼写和语法"命令，弹出如图6所示的对话窗口，选中"在键入的同时检查拼写"选项使自
动拼写检查生效，取消此项使自动拼写检查失效。
图6 设置自动拼写检查的窗口
2 何时需要这位殷勤的助手？
自动拼写检查有效时，若在WORD的词典中找不到键入的英文单词，WORD在这个单词下面添加一个红色的波浪线
，提示这个单词有问题，如果这时用鼠标右键单击这个单词，弹出一个快捷菜单，在菜单中找到正确的单词，
单击之，即可改正拼写错误；若这个单词确实正确，属于字典中没有的词，请单击"添加"命令，将其添加到用
户字典。
由于每增加一项功能，都要给计算机添加额外的工作负担。所以，若你很少编辑英文或计算机运行速度较慢，
请将自动拼写检查功能关掉，这样可以加快文档的编撰速度。
自动套用格式
在编辑文档时，WORD对输入的每段文字进行分析，判断其在文档中的作用，然后对其应用合适的样式，这就是
自动套用格式。Word可判定输入内容是否为WWW网址或电子邮件地址并将它们设置为超级链接，将括在星号
（*）内或下划线内的（_）文字自动设置为加粗或加下划线等，这些工作都是WORD在后台完成的，不需要用户
的干预。
单击"工具"*"自动更正"*"自动套用格式"命令，弹出如图7所示的对话窗口。在设置标题下，选中自动套用样
式的选项；在替换标题下，选中需要自动替换的选项；在保留标题下，选中样式将使WORD自动保留原来设定的
格式。在这个窗口中的设置，仅在使用格式菜单中的自动套用格式命令时生效。
图7 设置自动套用格式的窗口
单击"工具"*"自动更正"*"自动功能"命令，弹出一个类似于图7的对话窗口，在这个窗口中进行的各项设置，
在键入文本时就立即生效。
自动制作文档目录
WORD可以根据文档中的标题样式自动创建一份文档目录，这种功能在编撰大型文档时特别有用，既省去了手工
制作目录的繁重劳动，又可以立即反映文档的最新修改。
创建目录的方法是：将插入点移到待插入目录的位置，单击"插入"*"索引与目录"*"目录"命令，弹出图8所示
的对话窗口，在"格式"列表框中选择一种合适的目录格式，如"正式"，在预览框中可看到示例效果；选中"显示
页码"和"页码右对齐"复选项；在"显示层次"编辑框中输入标题的层次，如"3"；单击"制表符前导字符"下拉列
表框的下箭头钮，从弹出的列表框中选择"………"；单击"确定"按钮，创建目录。当文档较大时，创建目录要
花一定的时间，需要耐心等待一会。
图8 制作文档目录对话窗口
小结
WORD提供的自动化功能繁多，各功能之间都有一定重叠，如自动图文集和自动更正功能之间。你可将一段经常
使用的文本创建成自动图文集词条，也可创建成自动更正词条，都可以达到快速输入这段文本的目的，到底选
用那种功能由你自己决定。
当然，本文并没有含盖WORD 97所有的自动功能，其实只是其中的一小部分。其他自动化功能除邮件自动合并功
能较为复杂外，均比较简单，相信用户很快可以掌握。
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