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WORD的数据库功能

董占山
（中国农科院棉花所，河南安阳，455112）

Word不仅可以把Excel工作表、FoxPro/dBASE数据库等作为数据源，添加到WORD文档表格中，而且可以把Word文档表格当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给我们管理WORD文档表格提供了很大的方便，简化了对WORD表格的处理工作。

使用WORD数据库功能之前，要先使用“视图”菜单中的“工具栏”命令打开“数据库”工具栏；或在WORD工具栏区单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选中“数据库”选项打开“数据库”工具栏。

将其他数据库中的数据插入WORD表格

您可以从现有的数据库中读入数据，以WORD表格形式插入到当前文档中，方法如下：

1. 单击“插入”菜单中的“数据库”命令，或单击“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，弹出数据库对话窗口；
2. 单击〖获取数据〗按钮，弹出选择数据源对话窗口，类似于打开文档窗口；
3. 选定合适的数据源文件，文件类型可以是WORD表格文档（指只包括一个WORD表格而无其他文本的文档）、Excel工作表、FoxPro/dBASE数据库；
4. 单击〖确定〗按钮打开它；
5. 如果要根据一定条件插入记录，单击〖查询选项〗按钮，弹出查询选项对话窗口，单击“筛选记录”选项卡；
6. 在筛选记录选项卡中输入一个或多个条件关系式；
7. 如果需要按一定的顺序插入数据记录，那么单击“排序记录”选项卡；
8. 设定记录排序的条件；
9. 如果您在文档中不打算插入记录的所有字段，只想有选择地插入几个，单击“选择域”选项卡；
10. 通过删除“选定域”列表框中的字段来选择插入那些字段；
11. 如果插入的表格中希望插入字段名，选中“包含域名”复选框；
12. 全部选项条件设定完毕，单击〖确定〗按钮返回；
13. 单击〖表格自动套用格式〗按钮，选择表格格式并返回；
14. 单击〖插入数据〗按钮，弹出插入数据对话窗口；
15. 在“插入数据”组框中选择记录范围；
16. 如果您希望数据插入文档后还可以随数据源的更新而自动更新文档中的数据，请选中“将数据作为域插入”复选框；
17. 单击〖确定〗按钮，按选定条件将数据插入到WORD表格中。

管理数据库的域名

对WORD文档中的表格，WORD都可以把它当作数据库进行处理，其中的一项功能是进行域名（就是表格第一行各列的名称）管理。利用域名管理对话窗口，主要可以进行三方面的管理：

1. 增加域名：就是在表格中增加一个新列，并给它命名，相当于插入表格列；
2. 删除域名：就是删除一个表格列的名称，同时将表格中对应的一列删除，相当于删除表格列的功能；
3. 重命名域名：就是给已有表格列的名称重新起一个名字，相当于修改表格的表头。

单击“数据库”工具栏上的“管理域”按钮可以打开域名管理对话窗口，在此窗口中，您可以方便地完成上述3项工作。

修改数据库中的数据或向数据库添加数据

在制作WORD表格时，一般是直接在表格单元格中输入数据，有没有更好的办法呢？有。利用WORD提供的数据库功能可以通过对话窗口向表格中添加数据，使表格的数据输入操作变得更直观和简捷。

用对话窗口输入数据的方法如下：将插入光标移到WORD表格中，单击“数据库”工具栏上的“数据表单”按钮，弹出数据表单对话窗口，利用对话窗口左下角的数据库工具按钮可以浏览整个数据库，单击〖新增〗按钮，可以向数据库添加新的记录，单击〖删除〗按钮可以删除当前记录。

数据检索

对一个大型的表格，要查找其中的某个或某些特定的记录，可以采用如下方法：

1. 单击“数据库”工具栏上的“查找记录”按钮；
2. 在弹出对话窗口的“查找内容”编辑框中键入要查找的的文字；
3. 单击“查找域”列表框，弹出域列表框，从中选中要搜索的域名；
4. 单击〖查找下一个〗按钮，可以在表格中查找记录；
5. 查找完毕，单击〖确定〗按钮返回。

注意：要使用上述方法在一个表格中查找特定记录，那么这个表格必须是一个独立的文档。

数据排序

您可以方便地对选定的表格进行数据排序，方法有两种。

方法一：

1. 选定表格；
2. 单击“表格”菜单中的“排序”命令；
3. 在弹出窗口的“排序依据”组框中选择欲排序的域名和排序的方法等项目；
4. 单击〖确定〗按钮进行排序。

方法二：

1. 将插入光标定位到表格中欲排序的列上；
2. 单击“数据库”工具栏上的“升序”按钮，可使光标所在列以升序排列；单击“数据库”工具栏上的“降序”按钮，可使光标所在列以降序排列。

注意：对第二种方法，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。

这两种方法相比较，第一种方法灵活多变，适用面广，实用性强；第二种方法简单易行，但实用性差。如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，只有使用第一种方法才能完成。当只有一个索引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用第一种方法。

增加或删除数据库记录

对选定的表格，还可以方便地增删其记录（也就是表格行），通过“数据库”工具栏上的“新增记录”按钮和“删除记录”按钮可以达到这个目的。

删除记录

1. 把插入光标移到欲删除的记录上；
2. 单击“删除记录”按钮就可以将这条记录删除。

新增记录

1. 把插入光标移到表格上；
2. 单击“新增记录”按钮就在表格的最后增加一条空白记录。

小结

如果您能够熟练地运用WORD的数据库功能，可以提高对WORD表格的处理能力，从而提高工作效率。另一方面，在邮件合并功能中，对数据源的各种处理都是与WORD的数据库功能密切相关的。