编程技术、软件应用与系统模拟(Programming, Applicaiton and Simulation) |
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用Word创建DBF数据库的分类报表董占山 （中国农科院棉花所，河南安阳，455112） 使用Word您可以创建一些需要大量打印的通用文档，这些文档的内容既有相同的部分，又有格式不同的标识部分，这些文档被称为合并文档，要创建合并文档，可以使用“工具”菜单中的“邮件合并”命令轻松地达到目的。 一般来说，任何形式的合并文档都有两个文件组成：一个主文件和一个数据源。主文件中包含着每个打印文件所共有的标准文字和图形；数据源中包含着需要变化的信息，如姓名、称呼、地址、电话、传真号等。当主文件和数据源合并时，Word能够用数据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并文档。如果将DBF数据库作为合并文档的数据源，那么就相当于为数据库创建各种分类报表。下面我们就介绍用WORD创建DBF数据库分类报表的方法步骤。 1. 创建主文档首先我们要创建一个文档，它将包括所有分类文档都有的文字和图形，作为主文档使用。步骤如下：
如果您还没有创建主文档，那么可以单击〖新建主文档〗按钮，以创建分类文档的主文档。当返回邮件合并帮助器后，单击〖编辑〗按钮，对主文档进行编辑，输入通用文字和图形等内容，并保存它。 2. 打开数据源如果将已经存在的DBF文件当作数据源使用，可以采用下列步骤选择并打开它。
3. 编辑主文档创建了主文档并打开了数据源，需要在主文档中插入合并域和必要的Word域，用来连接主文档和数据源。 3.1 插入合并域通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合并文档时，使用那些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。插入合并域的步骤比较简单：
注意：合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的域名，书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的。如果您直接键入或使用“插入”菜单中的“符号”命令插入符号“《》”，Word将不承认它是合并域的特征符号，只把它当作普通文字对待。 您欲问为什么，请您在合并域上单击，按<SHIFT+F9>键，显示域代码，可以看到MERGEFIELD域代码，如{MERGEFIELD 姓名}。不要更改MERGEFIELD域指令中的域名，该域名必须与数据源域名行中的域名完全一致。 3.2 插入Word域 通过在主文档中插入几种Word域，可以在最终的合并文档中包含更多的信息，并且可以控制数据的合并方式。插入这些域的通用方法是：
使用ASK和FILLIN域，可以使Word合并每个数据记录与主文档时，提示用户输入数据源中没有的可变信息，这些信息将打印在特定的分类文档上，进一步增强了邮件合并的灵活性。还可以使用IF域，以达到有条件地显示信息；使用SET域设置书签，以便在合并文档中多次使用这一书签所代表的内容。还有MergeRec、MergeSeq、Next、NextIf、Skipif等域，灵活地运用这些域，可以简化许多邮件合并中的工作。关于这些域的具体使用方法，请您参阅Word的联机帮助信息。 4. 设置查询选项对于DBF数据源中的数据，我们可能只想使用某些符合条件的记录来创建分类文档，那么就需要首先设置查询条件之后，再执行合并，以便过滤掉不符合条件的记录。设置查询条件的方法如下：
5. 记录排序为了让数据源中符合条件的记录在分类文档中按一定的顺序排列，还需要进行记录排序，方法如下：
Word最多可以用3个字段作为排序的依据，对数据库中的记录进行排序，一般来说这对我们已经足够了。 6. 合并数据源和主文档做完了上述工作，我们就可以合并文档了，以创建所需的分类文档。有几种方法可以完成合并，现介绍如下。 合并到文件
合并到打印机
在一定记录范围内合并
7. 应用实例 下面以一个Visual dBASE的国家信息数据库为例，介绍如何创建分类主文档和设定查询选项，以得到不同的分类报表。 7.1 国家信息数据库结构这个国家信息数据库包括6个字段，其中一个是Binary类型的字段，在这里我们不处理它，该数据库的结构见表1所示。 表1 国家信息数据库COUNTRY.DBF的库结构
7.2 主文档的内容按本文前面所述的步骤创建一个分类主文档并打开Country.DBF作为数据源，然后在分类文档中插入一个1行3列的表格，并分别在各单元格中插入一个合并域，这时的主文档如下：
7.3 各种条件下产生的分类文档1.不排序也不设置查询条件时，产生的分类报表如下：
注意：表格的第一行是在分类文档中添加的，下面所有的报表均是如此。 2.按国名排序但不设置查询条件时产生的分类报表如下：
3.按GNP(国民生产总值)排序，但设置查询条件时产生的分类报表如下：
4.按GNP排序，且设置GNP大于1000为查询条件时产生的分类报表如下：
5.按GNP排序，设置GNP大于1000和面积大于10万平方公里为查询条件时产生的分类报表如下：
8. 小结 由上述的例子可以看到Word具有十分强大的功能，用它的“邮件合并”功能可以创建DBF数据库的分类报表，并且十分方便实用，只需要生成合并的分类文档，然后对分类文档进行少量的加工，就可以直接打印输出，比用dBASE数据库管理系统要方便许多，因此我建议广大读者不妨试试这种方法。 |
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